به محض ورود یک پروژه به سازمان نظام مهندسی، اطلاعات اولیه از قبیل مهندس طراح، ناظر، هماهنگ، دفتر مهندسی، مجری طرح، وضعیت گسترش و اجرایی طرح، مالک، پلاک ثبتی، نشانی پستی، متراژ، طبقات و اطلاعتی از این دست در نرم‌افزار ذخیره می‌شود. در طول فرآیند پروژه یا بخش‌های مختلف مانند واحد مالی، این اطلاعات پردازش شده و به روز می‌شوند.

سامانه نظام افزار بر اساس اطلاعات ذخیره شده در پایگاه داده و داشتن مشخصات تمام ناظرین و مهندسان، بعد از ورود اطلاعات هر پروژه‌ای، به صورت خودکار لیست مهندسین واجد شرایط برای انجام پروژه را باگذاری می‌کند. سپس بر اساس الگوریتمهای تعبیه شده در سیستم، محاسبات لازم جهت تعیین تعرفه پروژه، بهای کنترل نقشه، حق الزحمه نظارت و سایر هزینه‌های اجرایی را محاسبه نموده و برای تمام هزینه ها، فاکتورهای اجرایی را صادر می کند.

بعد از واریز وجوه مربوطه توسط ارباب رجوع ،ورود شماره فاکتور وجوه واریزی در سیستم و تایید مراحل کنترل پروژه،امکان صدور مجوز خروج برای نقشه فراهم شده و متقاضی می تواند با تحویل دادن رسید اولیه ،نقشه ها را خارج کند و همزمان با پایان یافتن مراحل ، نامه شهرداری نیز صادر خواهد شد. سامانه تحت وب امکان پیگری ارباب رجوع بدون مراجعه حضوری به سازمان نظام مهندسی را نیز فراهم کرده است.